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Beschaffung – so gibt es mehr fürs Geld

Onlineshopping von Verbrauchsmaterialien verspricht weniger Aufwand und Kosten. Aber im Einkauf spielen auch Service und Vertragsdetails eine große Rolle. Oft ist der Bezug über Verbundgruppen oder vom Händler vor Ort immer noch die beste Wahl.

Text: Har­ald Klein


Alexan­der Buschle hält die SDN Präzi­sion­stech­nik GmbH auf Expan­sion­skurs. Ein Umsatz­plus von 25 Prozent meldete der Zulief­er­er der Automobil‑, Maschinenbau‑, Medi­z­in­tech­nik- sowie Luft- und Raum­fahrtin­dus­trie für 2015. Rund 30 eigene Mitar­beit­er beschäftigt der Betrieb im würt­tem­ber­gis­chen Denkin­gen. Dazu kom­men 15 behin­derte Beschäftigte der Leben­shil­fe Rot­tweil, mit der SDN kooperiert. Gefer­tigt wur­den im ver­gan­genen Jahr fed­ernde Druck­stücke im Wert von rund 3,8 Mil­lio­nen Euro. Damit im Kerngeschäft alles rei­bungs­los funk­tion­iert, investiert der Fir­menchef kräftig, etwa in ein vol­lau­toma­tis­ches Lager­sys­tem, um schneller liefern zu kön­nen.

Vorsicht bei teuren IT-Anlagen

An ander­er Stelle schaut der Maschi­nen­baumechaniker­meis­ter dafür auf jeden Cent. Der Einkauf ein­fach­er Ver­brauchs­güter läuft bei SDN dig­i­tal. „Büroar­tikel wie Papi­er, Stifte oder Klam­mern bestellen wir online, Fir­mengeschäftspa­pi­er eben­falls“, erk­lärt Buschle. „Das ist bis zu 30 Prozent bil­liger als vor Ort.“ Noch mehr spart er bei Papiertüch­ern, Hand­wasch­seife oder Pflaster – hier liegt der Onlinepreis bis zu 60 Prozent unter dem im sta­tionären Han­del. Selb­stzweck sind Kostensenkun­gen aber nicht, entschei­dend ist für Buschle das richtige Preis-Leis­tungs-Ver­hält­nis. Rech­n­er, Druck­er oder Serv­er etwa ordert er nicht via Inter­net, son­dern beim Spezial­is­ten vor Ort mit einem Leas­ing- und Wartungsver­trag über drei Jahre. „Hier ist der Preis zweitrangig“, betont der Unternehmer. „Wichtiger ist eine ständi­ge Ver­füg­barkeit der EDV, weil wir voll­ständig dig­i­tal­isiert sind und ein Rech­n­er­aus­fall für uns Betrieb­sstill­stand bedeutet.“

Trotz dieser Ein­schränkung: Einen Großteil der Büroar­tikel und Ver­brauchs­güter beschafft die SDN Präzi­sion­stech­nik GmbH online. Damit befind­et sich der Mit­tel­ständler in guter Gesellschaft. Der E‑Com­merce-Markt boomt, stellte der Han­delsver­band Deutsch­land unlängst fest – auch wegen ein­er steigen­den Zahl von gewerblichen Kun­den, die sich attrak­tive Preise früher eher über Einkaufsver­bund, Genossen­schaft und spezielle Fir­menkun­denkarten im Groß­markt sicherten. Für 2015 erwartet der Inter­nethandel einen Umsatz von 42 Mil­liar­den Euro.

Allerd­ings sollte jed­er Fir­menchef gut über­legen, wie sehr er auf Onlinebeschaf­fung set­zt. „Dabei gilt es, nicht nur auf den Preis zu schauen“, betont Astrid Auer-Reins­dorff, Vor­sitzende der Arbeits­ge­mein­schaft IT-Recht im Deutschen Anwaltvere­in. „Unternehmer haben weniger Rechte als Ver­brauch­er und kön­nen in teure Ver­trags­fall­en tap­pen.“ Stich­wort Wider­ruf­s­recht: Ver­brauch­er kön­nen online bestellte Ware ohne Angabe von Grün­den inner­halb von 14 Tagen zurück­senden, Fir­menkun­den nicht. „Manche Händler gewähren zwar ein soge­nan­ntes Rück­nah­merecht, um für Gewer­bekun­den attrak­tiv zu sein“, weiß Auer. Die Frist beträgt dann 14 bis 30 Tage. Im Unter­schied zu Pri­vatleuten kön­nten Unternehmer ein Pro­dukt aber nicht auf Tauglichkeit und Gefall­en prüfen: „Sie dür­fen die Ware nur ein­wand­frei und unbe­nutzt zurück­geben.“

Weniger Recht für Unternehmer

Lediglich bei Män­geln ist Fir­menkun­den eine Rück­sendung der Ware ohne die entsprechende Klausel erlaubt, dann allerd­ings müssen sie sich beeilen: „Unverzüglich nach Abliefer­ung durch den Verkäufer“, so heißt es im Para­graf 377 Han­dels­ge­set­zbuch, müsse eine Liefer­ung unter­sucht, ein sofort erkennbar­er Man­gel beim Verkäufer gemeldet und eine Min­derung des Preis­es oder eine Rück­gabe ver­langt wer­den. Konkret bedeutet das: Der Abnehmer muss äußer­lich beschädigte Liefer­un­gen sofort zurück- und auf Män­gel bin­nen zwei bis drei Tagen hin­weisen. Nur ein im Gebrauch ent­deck­tes Prob­lem kann noch in der Ver­jährungs­frist von zwei Jahren moniert wer­den. Für Fir­menkun­den allerd­ings dür­fen Verkäufer diese Frist auf ein Jahr hal­bieren. Nur der genaue Blick in die AGB des Onli­neshops kann also vor ein­er teuren Über­raschung schützen. Bei IT-Anla­gen gibt es einen weit­eren Trick: Die Risiken lassen sich hier min­imieren, indem Hard- und Soft­ware zusam­men gekauft wird. „In diesem Fall haftet der Liefer­ant dafür, dass die Anlage ins­ge­samt funk­tion­iert“, erläutert Exper­tin Auer. „Die in der Prax­is häu­fige Schuldzuweisung zwis­chen Hard­ware- und Soft­ware­an­bi­eter funk­tion­iert dann nicht.“

Einkauf im Verbund geht immer

Wer sich wed­er mit rechtlichen und tech­nis­chen Details noch mit Preis­recherchen im Inter­net beschäfti­gen will, sollte weit­er auf den gemein­samen Einkauf set­zen. Spezielle Plat­tfor­men wen­den sich an Mit­tel­ständler, die in ver­wandten Branchen operieren oder große Men­gen ähn­lich­er Pro­duk­te benöti­gen. Über die EMV-Profi Sys­temzen­trale GmbH & Co. KG im ost­west­fälis­chen Lage etwa, führende Ver­bund­gruppe für selb­st­ständi­ge Unternehmer der Heimw­erker­branche, bün­deln gut 360 Baube­triebe sowie Bau- und Garten­märk­te ihre Bestel­lun­gen. Der gemein­same Einkauf samt Beratung beispiel­sweise zur Preis­gestal­tung und Wer­bung vor Ort durch die Zen­trale ver­schafft ihnen gün­stigere Kon­di­tio­nen bei Pro­duk­ten und Dien­stleis­tun­gen sowie Know-how für das All­t­ags­geschäft.

Beratung gehört zum Konzept

Generell sind vor allem genossen­schaftlich organ­isierte Einkaufs- und Koop­er­a­tions­ge­mein­schaften sehr gefragt, die dem Mit­tel­standsver­bund in Berlin ange­hören, früher als Zen­tralver­band Gewerblich­er Ver­bund­grup­pen (ZGV) bekan­nt. Die Grup­pen sind in fast 50 Branchen aktiv, dazu zählen im Han­del Rewe und Ede­ka, im Handw­erk Bäko oder Dachdeck­ereinkauf sowie im Dien­stleis­tungs­bere­ich DATEV.

Die angeschlosse­nen Betriebe set­zen 490 Mil­liar­den Euro um. „Koop­er­a­tion bedeutet weit mehr als gün­sti­gen Einkauf“, betont Lud­wig Velt­mann, Haupt­geschäfts­führer des Mit­tel­standsver­bunds in Berlin. „Heute ist Mul­ti­chan­nel das Stich­wort: Waren­bezug, Präsen­ta­tion, Gestal­tung der Verkauf­s­räume und umfassende Beratung gehören zum gesamtheitlichen Konzept.“ Bei Bäko, der Ver­bund­gruppe für Bäck­er und Kon­di­toren, gibt es neben Back­mit­teln den energieef­fizien­ten Back­ofen, die passende Lade­nausstat­tung sowie das richtige Reini­gungsmit­tel. „Auch bei den zunehmend stren­geren Lebens­mit­telvorschriften hil­ft Bäko, indem sie informiert und Tipps zur Ver­wen­dung sowie eine Angabe der Inhaltsstoffe liefert“, so Velt­mann. Zudem seien Ver­bund­grup­pen durch ihre beson­dere Kon­struk­tion sehr inter­es­sant: „Sie sind als Genossen­schaft nicht an Gewin­n­max­imierung ori­en­tiert und schüt­ten ihren Ertrag zu großen Teilen an die Mit­glieder aus, die dadurch noch ein­mal prof­i­tieren.“

Gute Konditionen aushandeln

Wer genau weiß, was er will, kann im Einkauf auch als Solist viel her­aus­holen. Dirk Schwe­gler in Fell­bach bei Stuttgart bestellt prinzip­iell vor Ort. „Mir ist wichtig, orts- und region­al­be­zo­gen zu kaufen“, sagt der Maler­meis­ter, der mit 15 Mitar­beit­ern gut eine Mil­lion Euro Jahre­sum­satz erzielt. „Auch, da die Händler meine jet­zi­gen oder kün­fti­gen Kun­den sind.“ Er posi­tion­iert sich im direk­ten Gespräch als ver­lässlich­er Kunde und han­delt gute Rah­menbe­din­gun­gen aus. Die Erfahrun­gen sind pos­i­tiv. Büro­ma­te­r­i­al wie Druck­erkar­tuschen, Papi­er oder Stifte etwa liefert sein Händler direkt in den Betrieb. „Für die am häu­fig­sten bestell­ten Artikel vere­in­baren wir den Preis jährlich neu“, so Schwe­gler. Das lohnt sich auch finanziell: Er zahlt fünf bis acht Prozent weniger als bei Onlinebestel­lun­gen.

In bes­timmten Bere­ichen aber würde der Fir­menchef trotz the­o­retis­ch­er Einspar­möglichkeit­en nie das Risiko einge­hen, dass etwas nicht klappt: Für die IT-Anlage mit drei PCs ver­lässt er sich – eben­so wie SDN-Geschäfts­führer Alexan­der Buschle – auf einen Fach­mann in der Nähe. Der spielt Updates auf, küm­mert sich um den Serv­er und ist bei Prob­le­men inner­halb eines hal­ben Tages im Betrieb.

Beschaffungsstrategie

Auf diese Beson­der­heit­en soll­ten Sie beim Einkauf acht­en

ONLINEHÄNDLER: eignen sich für viele Büroar­tikel oder Ver­brauchs­güter und bieten sehr gün­stige Kon­di­tio­nen. Studieren Sie die AGB und acht­en Sie darauf, ob der Shop ein kosten- oder portofreies Rück­senderecht ein­räumt und ob die Gewährleis­tungs­frist zwei Jahre beträgt. Unter­suchen Sie die Ware beim Ein­gang und geben Sie dem Zusteller beschädigte Teile wieder mit.

LOKALE EINZELHÄNDLER: lassen bei den Kon­di­tio­nen mit sich reden, wenn das Gespräch gut vor­bere­it­et ist. Wer Ver­gle­ich­spreise recher­chiert hat, kann Rah­men­verträge zu ähn­lich guten Kon­di­tio­nen wie bei Online­händlern abschließen. Sin­nvoll ist der Einkauf vor Ort vor allem bei Pro­duk­ten, die später Ser­vice und Wartung erfordern. Wer IT-Anla­gen und Soft­ware zusam­men beschafft, erhält oft eine bessere Gewährleis­tung als bei getren­nter Bestel­lung.

VERBUNDGRUPPEN: oder Einkauf­sgenossen­schaften bekom­men wegen ihres hohen Order­vol­u­mens bessere Kon­di­tio­nen als einzelne Kun­den und geben diesen Preisvorteil größ­ten­teils an ihre Mit­glieder weit­er. Außer­dem kön­nen Genossen­schaften ihre Mit­glieder beim Einkauf gut berat­en, weil sie Eigen­heit­en und Anforderun­gen der Branche beziehungsweise des Unternehmens berück­sichti­gen. Mehr Infor­ma­tio­nen gibt es unter www.mittelstandsverbund.de.


Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unternehmer­magazin Ihrer Berater und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 01/2016

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