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So ist die perfekte und gerechte Urlaubsplanung ein Kinderspiel

Betriebsferien, Brückentage, Resturlaub, Rückstellungen – Unternehmer müssen beim Thema Urlaub viele steuerliche und arbeitsrechtliche Aspekte beachten. Mit dieser Checkliste kommen Sie besser klar.

Text: Frank Wier­cks


Jet­zt ste­hen sie vielerorts wieder Schlange vor dem Chef­büro – jene Mitar­beit­er, die noch Resturlaub aus dem Jahr 2017 haben und ihn schnell bis zum mythenum­wobe­nen 31. März nehmen wollen. Denn Urlaub­sansprüche aus dem Vor­jahr, weiß der Flur­funk, dür­fen bis Ende des ersten Quar­tals gel­tend gemacht wer­den. Wer Mythen und Flur­funk glaubt, kön­nte in manchen Fir­men aber ent­täuscht wer­den: Mit weni­gen Aus­nah­men ist der Urlaub in dem Kalen­der­jahr zu nehmen, in dem der Anspruch entste­ht. Im Bun­desurlaub­s­ge­setz find­et der 31. März nur wie fol­gt Erwäh­nung. „Eine Über­tra­gung des Urlaubs auf das näch­ste Kalen­der­jahr ist nur statthaft, wenn drin­gende betriebliche oder in der Per­son des Arbeit­nehmers liegende Gründe dies recht­fer­ti­gen“, heißt es dort. „Im Fall der Über­tra­gung muss der Urlaub in den ersten drei Monat­en des fol­gen­den Kalen­der­jahrs gewährt und genom­men wer­den.“

Streit um den Verfall von Urlaubstagen kennt keinen Sieger

Das ist eine Einzelfall­regelung. Wirk­lich gute Karten hat beim Über­tra­gen von Urlaub ins Fol­ge­jahr, wer in einem Betrieb arbeit­et, für den entsprechende Regelun­gen in Form eines Tar­ifver­trags oder ein­er Betrieb­svere­in­barung beste­hen – oder falls sein Arbeitsver­trag eine entsprechende Klausel enthält. Aber ein möglich­er Stre­it um Urlaub ken­nt sowieso keinen Sieger. Was hätte ein Unternehmer schon davon, seinen Mitar­beit­ern mit Ver­weis auf das geset­zliche Ver­falls­da­tum ein paar freie Tage vorzuen­thal­ten, wenn dafür die Stim­mung im Team unter den Gefrier­punkt sinkt? Viel sin­nvoller ist aus betrieblich­er Sicht, die Urlaub­sansprüche der Beschäftigten bere­its zum Jahre­san­fang bei der Auftrags‑, Kapaz­itäts- und Per­son­alpla­nung zu berück­sichti­gen – ein Vorge­hen, das vie­len Fir­menchefs zumin­d­est in kleinen Unternehmen noch immer fremd zu sein scheint, wenn man den Bericht­en im Fre­un­des- und Bekan­ntenkreis glauben darf. Am besten ist es, das The­ma Urlaub klar struk­turi­ert anzuge­hen:

  • Leg­en Sie am Jahre­san­fang fest, ob es Betrieb­s­fe­rien gibt.
  • Bit­ten Sie die Mitar­beit­er um eine genaue Urlaub­s­pla­nung.
  • Erstellen Sie einen fairen Urlaub­s­plan inklu­sive Brück­en­t­age.
  • For­mulieren Sie klare Regeln für den Umgang mit Resturlaub.
  • Besprechen Sie mögliche Son­der­fälle mit dem Anwalt.
  • Prüfen Sie finanzielle/steuerliche Auswirkun­gen des Urlaub­s­plans.

Urlaub ist zur Erholung gedacht und keine Manövriermasse

Bevor er diese Check­liste abar­beit­et, würde sich für manchen Fir­menchef jedoch ein generelles Infor­ma­tion­s­ge­spräch mit einem Anwalt anbi­eten, in dem er sich über die all­ge­meinen Grund­sätze des Urlaub­srechts aufk­lären lässt. Unab­hängig vom 31. März ist es etwa grund­sät­zlich wed­er vorge­se­hen, dass Urlaub­sansprüche über mehrere Jahre hin­weg aufges­part wer­den, noch, dass solch hohe Ansprüche irgend­wann mit Geld abge­golten wer­den. Selb­st wenn der Mitar­beit­er das gut find­et, ver­stößt es gegen den Geist der Urlaub­sidee. Wie heißt es im Blog „kar­ri­ere­bibel“ so schön: „Der Begriff Erhol­ung­surlaub ist dur­chaus ernst zu nehmen und wörtlich zu ver­ste­hen. Der Urlaub­sanspruch dient der Regen­er­a­tion von Stress und Anstren­gung.“ Ich hat­te mal einen Kol­le­gen, der sich für uner­set­zlich hielt und über die Jahre hin­weg rund 100 Tage Resturlaub ansam­melte, obwohl er phasen­weise unter ein­er hefti­gen Arbeits­be­las­tung und kräftigem Stress litt. Ein guter Chef lässt so was nicht zu, son­dern gibt seinen Leuten die Chance zur Erhol­ung. Und das erfordert eine gute Pla­nung, ide­al­er­weise eine Betrieb­svere­in­barung zum The­ma Urlaub.

Legen Sie am Jahresanfang fest, ob es Betriebsferien gibt

Das Geschäft viel­er Unternehmen ist durch saisonale Höhen und Tiefen bes­timmt. Offenkundig gilt das für die Gas­tronomie in Skige­bi­eten und Küsten­re­gio­nen – die einen machen den meis­ten Umsatz im Win­ter, die anderen im Som­mer. Aber auch in zahlre­ichen anderen Branchen lassen sich Zeit­en mit Auf­tragsspitzen eben­so gut abse­hen wie Phasen, in denen es eher ruhig sein dürfte. Spätestens Anfang Dezem­ber sollte der Fir­menchef mit Blick auf Mes­seter­mine, Ferien, Feiertage oder unternehmens- und branchen­spez­i­fis­che Ereignisse des kom­menden Jahres prüfen, wann das Unternehmen eventuell ganz geschlossen bleiben kön­nte. Das senkt nicht nur die Betrieb­skosten, son­dern gibt auch Zeiträume vor, in denen die Mitar­beit­er einen Teil ihres Urlaubs nehmen müssen – umgekehrt kön­nen dann per Sal­do weniger Urlaub­sansprüche gel­tend gemacht wer­den, wenn der Laden brummt. Bei solchen Betrieb­s­fe­rien müssen aber klare Regeln einge­hal­ten wer­den.

Rechtzeit­ig ankündi­gen: Generell sind laut Bun­de­sar­beits­ge­setz beim Urlaub­s­plan die Wün­sche der Arbeit­nehmer zu berück­sichti­gen, soweit nicht „drin­gende betriebliche Belange“ dem ent­ge­gen­wirken. Eine spon­tane Ankündi­gung von Betrieb­s­fe­rien reicht daher nicht. Sie soll­ten vor oder zu Beginn des Kalen­der­jahres mit­geteilt wer­den – am besten, bevor die Mitar­beit­er ihre Urlaub­swün­sche für die näch­sten zwölf Monate ein­re­ichen, damit jed­er den Betrieb­surlaub in der Pla­nung berück­sichti­gen kann.

Betrieb­srat ein­binden: In Unternehmen mit einem Betrieb­srat muss dieser dem Betrieb­surlaub zwin­gend zus­tim­men. In diesem Fall sollte der Fir­menchef also beson­ders gute Argu­mente dafür haben, den Laden vorüberge­hend ganz zu schließen. Auf­trags­man­gel oder Betrieb­sablauf­störun­gen reichen hier nicht. Triftige Gründe wären zum Beispiel während ein­er bes­timmten Zeit aus­bleibende Kun­den, der Urlaub eines Schlüs­selzulief­er­ers oder die Abwe­sen­heit des Arztes, ohne den die Prax­is nicht betrieben wer­den kann.

Gesamt­dauer begren­zen: Auch wenn der Chef gute Argu­mente für die von ihm verord­neten Betrieb­s­fe­rien hat – ihre max­i­male Dauer ist dadurch geset­zlich begren­zt, dass jedem Mitar­beit­er das Recht zuste­ht, über min­destens zwei Fün­f­tel seines Jahresurlaubs frei ver­fü­gen zu kön­nen. Erhält also ein­er der Beschäftigten den Min­desturlaub von nur 20 Tagen im Jahr bei ein­er Fünf-Tage-Woche, errech­nen sich dadurch höch­stens zwölf Tage Betrieb­s­fe­rien für das gesamte Unternehmen – oder dieser Mitar­beit­er wird für zusät­zliche Tage bezahlt freigestellt.

Zusagen ein­hal­ten: Betrieb­s­fe­rien soll­ten frühzeit­ig verkün­det wer­den, damit es keine Kol­li­sio­nen mit bere­its genehmigten Urlaub­santrä­gen gibt. Hat der Chef jeman­dem Ferien zuge­sagt, kommt er aus dieser Verpflich­tung nicht mehr raus. Wer etwa vier Wochen Urlaub im August genehmigt bekam und während später anber­aumter Betrieb­s­fe­rien im Okto­ber eine weit­ere Woche zu Hause bleiben soll, obwohl er nicht mehr so viel Urlaub­sanspruch hat, muss in dieser Zeit bezahlt freigestellt wer­den.

Kun­den informieren: Wird der Betrieb vorüberge­hend geschlossen, soll­ten natür­lich auch Kun­den und Geschäftspart­ner rechtzeit­ig davon in Ken­nt­nis geset­zt wer­den. Andern­falls dro­ht das Risiko, dass die Part­ner völ­lig über­rascht und zurecht verärg­ert sind oder sog­ar Aufträge ver­loren gehen.

Bitten Sie die Mitarbeiter um eine genaue Urlaubsplanung

In vie­len Unternehmen läuft die Sache mit dem Urlaub eher neben­bei. Manche beson­ders pfif­fi­gen Mitar­beit­er nutzen die Wei­h­nachts­fe­rien, um sich mit Blick auf die Feier- und Brück­en­t­age des näch­sten Jahres eine opti­male Frei-Strate­gie zurechtzule­gen, und ste­hen bere­its Anfang Jan­u­ar mit einem Stapel an Urlaub­santrä­gen im Chef­büro. Ihre Devise lautet: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. In die Röhre guck­en dann alle anderen, die nicht so schnell waren. Deshalb soll­ten Unternehmer die Urlaub­s­ge­suche nicht ein­fach neben­bei abze­ich­nen, wenn sie nach und nach auf ihrem Tisch lan­den, son­dern für die Antrag­stel­lung ein gewiss­es Zeit­fen­ster zum Jahre­san­fang vorgeben und in diesem Zusam­men­hang auch bes­timmte Eck­punk­te vorgeben. So kann zumin­d­est das Gros des Urlaubs struk­turi­ert genehmigt wer­den.

Betriebliche Erfordernisse: Kom­mu­nizieren Sie offen, wann kein Urlaub genom­men wer­den darf, etwa wegen eines Großauf­trags oder – im Han­del oder Gas­tronomie – Wei­h­nachts­geschäft oder Feier-Sai­son. Solche Zeiträume kann der Arbeit­ge­ber beim Urlaub generell oder für einzelne wichtige Mitar­beit­er sper­ren. Verkün­den Sie rechtzeit­ig einen geplanten Betrieb­surlaub, dessen max­i­maler Umfang sich durch die bere­its genan­nten Kri­te­rien ergibt.

Indi­vidu­elle Wün­sche: Grund­sät­zlich soll­ten Unternehmer ihren Mitar­beit­ern möglichst weit ent­ge­genkom­men, oft sind aber Kom­pro­misse erforder­lich. So sollte zwar Urlaub auf Wun­sch des Arbeit­nehmers zusam­men­hän­gend gewährt wer­den, manch­mal sprechen aber in der betrieblichen Prax­is oder in der Per­son des Arbeit­nehmers liegende Gründe dage­gen. Dann müssen für den vom Geset­zge­ber anerkan­nten Erhol­ungsef­fekt min­destens zwölf aufei­nander fol­gende Werk­tage gewährt wer­den.

Betriebliche Vere­in­barun­gen: Prüfen Sie, ob zum Urlaub eine Betrieb­svere­in­barung sin­nvoll wäre. Manche Unternehmen geben etwa vor, dass Urlaub nur für zwei oder drei Zeiträume pro Jahr beantragt wer­den kann und es eine Min­dest­dauer gibt. Dies erle­ichtert ein­er­seits dem Arbeit­ge­ber die Pla­nung größer­er Abwe­sen­heit­en und nötigt ander­er­seits den Mitar­beit­er, wirk­lich mal für einige zusam­men­hän­gende Tage auszus­pan­nen – statt sich mit zehn Kurztrips übers ver­längerte Woch­enende nach New York, Dubai oder Sin­ga­pur mas­siv­en Freizeit­stress zu machen, der eher keine Erhol­ung bringt.

Stan­dar­d­isierte For­mu­la­re: Set­zen Sie zusam­men mit dem Anwalt ein Stan­dard­for­mu­lar auf, auf dem der Urlaub beantragt, quit­tiert und freigegeben sowie der restliche Urlaub angegeben wird. In tech­nisch gut aus­ges­tat­teten Betrieben beziehungsweise für Büroar­beit­splätze kann dies über eine Soft­ware abgewick­elt wer­den, aber zahlre­iche Beschäftigte etwa in Pro­duk­tion oder Außenein­satz brauchen solche Abläufe auf Papi­er, um ihre Ansprüche gel­tend zu machen sowie den Überblick zu behal­ten.

Erstellen Sie einen fairen Urlaubsplan inklusive Brückentage

Dass alle Beschäftigten voll­ständig mit dem Urlaub­s­plan zufrieden sind, gibt es wohl kaum. Die Kun­st der Mitar­beit­er­führung liegt darin, möglichst viele Wün­sche zu erfüllen, über­große Härten zu ver­mei­den und fair zu sein. Wer das Gros der Urlaub­stage zum Jahres­be­ginn konzen­tri­ert mit Blick auf die Inter­essen der Beschäftigten eben­so wie des Unternehmens fes­tlegt, find­et meist einen guten Kom­pro­miss: Nie­mand bekommt jeden Wun­sch erfüllt, aber alle zumin­d­est einige ihrer Wün­sche – und bei schwieri­gen Entschei­dun­gen hat der Chef gute Argu­mente für sein Han­deln. Das erfordert ein trans­par­entes Sys­tem der Urlaub­s­pla­nung.

Soziale Kri­te­rien: Manche Arbeit­nehmer sind bei der Wahl des Urlaub­szeitraums eingeschränkt, weil sie sich an die Ter­mine der Schulfe­rien hal­ten oder mit einem beruf­stäti­gen Part­ner abstim­men müssen. Diese objek­tiv­en Gründe für Urlaub zu bes­timmten Dat­en gilt es bei der Genehmi­gung genau­so zu berück­sichti­gen wie gesund­heitliche Gründe, die Pflege von Fam­i­lien­mit­gliedern oder bes­timmte Zeit­fen­ster für Heimaturlaube von Migranten.

Ver­lock­ende Brück­en­t­age: Durch eine geschick­te Pla­nung ver­ste­hen es manche Mitar­beit­er, wenige Urlaub­stage so um Feiertage und Woch­enen­den zu ergänzen, dass ein langer freier Zeitraum daraus wird. Unternehmer soll­ten bei der Genehmi­gung darauf acht­en, dass viele Mitar­beit­er von dieser Möglichkeit prof­i­tieren und sich nicht immer die schnell­sten Antrag­steller die Rosi­nen pick­en kön­nen.

Rol­lierende Pla­nung: Gut ist es, nicht nur das laufende Urlaub­s­jahr im Blick zu haben, son­dern bei der Pla­nung auch zu prüfen, wer in früheren Jahren von bes­timmten attrak­tiv­en Kon­stel­la­tio­nen prof­i­tiert hat oder zu beson­ders beliebten Zeit­en im Urlaub war. Das kön­nen Brück­en­t­age sein, aber auch die bei Hotel- und Flug­buchung sehr preis­gün­stige Zwis­chen­sai­son. Hier sollte der Fir­menchef darauf acht­en, dass jed­er mal die damit ver­bun­de­nen Vorteile genießen kann und nicht immer diesel­ben.

Leis­tungs­fähige Soft­ware: Allein mit Wand­kalen­der, Lin­eal und Bleis­tift dürfte sich eine gute Urlaub­s­pla­nung bei mehr als ein­er Hand­voll Mitar­beit­er kaum bewälti­gen lassen – zumal, wenn frühere Urlaube berück­sichtigt und Über­sicht­en über genommene beziehungsweise noch offene Urlaub­stage tage­sak­tuell ver­füg­bar sein sollen. Daher emp­fiehlt sich die Urlaub­s­pla­nung mith­il­fe ein­er Soft­ware. Viele kaufmän­nis­che Lösun­gen enthal­ten dafür kom­fort­a­bel zu bedi­enende Tools. Sin­nvoll ist, in diesem Zusam­men­hang nicht nur die Urlaub­stage zu erfassen und zu betra­cht­en, son­dern auch den laufend aus Über­stun­den entste­hen­den Anspruch auf freie Aus­gle­ich­stage.

Formulieren Sie klare Regeln zum Umgang mit Resturlaub

Selb­st wenn es son­st bei der Urlaub­s­pla­nung keine Prob­leme gibt und der Fir­menchef aus Angst vor einem Bürokratiemon­ster keine umfassenden Regelun­gen vorgeben will – zumin­d­est der Umgang mit Resturlaub aus dem Vor­jahr sollte ein­deutig gek­lärt und jed­er einzelne Mitar­beit­er darüber aufgek­lärt sein. Auch der Mythen­bil­dung kann so wirkungsvoll begeg­net wer­den.

Der Jahresurlaub ist im laufend­en Jahr zu nehmen: Weisen Sie Ihre Mitar­beit­er rechtzeit­ig darauf hin, dass nicht genommene Urlaub­stage am Jahre­sende ver­fall­en. Der Hin­weis sollte so früh erfol­gen, dass offene Urlaub­stage tat­säch­lich ohne Prob­leme für die Betrieb­sabläufe genom­men wer­den kön­nen, also spätestens im Sep­tem­ber.

Resturlaub wird schriftlich ins Fol­ge­jahr über­tra­gen: Natür­lich kann Resturlaub entste­hen, weil etwa ein über­raschen­der Großauf­trag hereinkommt. Aber dann soll­ten Sie erstens alles dafür tun, dass dies die Aus­nahme bleibt. Und zweit­ens in diesen Fällen durch eine schriftliche Genehmi­gung sig­nal­isieren, dass es nur eine Aus­nahme ist.

Übrige Tage müssen bis 31. März genom­men wer­den: Um ein stetes Anwach­sen des genehmigten Resturlaubs zu ver­mei­den, sollte dessen Abbau zum Ende des ersten Quar­tals verpflich­t­end sein. Bei­de Seit­en wis­sen dann, dass die freien Tage genom­men wer­den müssen. Das bedeutet auch, dass der Unternehmer dies ermöglichen muss.

Bei län­ger­er Krankheit gel­ten Son­der­regelun­gen: Keine Regel ohne Aus­nahme – wer schw­er krank ist, kann seinen Urlaub natür­lich nicht nehmen. In diesem Fall bleibt der Urlaub­sanspruch beste­hen, eben­so wie bei Elternzeit. Das Bun­de­sar­beits­gericht hat entsch­ieden, dass Urlaub nach langer Krankheit erst am 31. März des übernäch­sten Jahres ver­fällt.

Resturlaub wird nur bei Kündi­gun­gen aus­gezahlt: Machen Sie Ihren Mitar­beit­ern klar, dass Urlaub der Erhol­ung dienen soll und deshalb genom­men wer­den muss. Er ist keine Manövri­er­masse, die sich irgend­wann gegen Geld ein­tauschen lässt. Eine Aus­nahme gilt nur, falls jemand den Betrieb ver­lässt und keine Chance beste­ht, dass er den ihm zuste­hen­den Urlaub noch nehmen kann. In diesem Fall muss der faire finanzielle Aus­gle­ich indi­vidu­ell mit Anwalt oder Steuer­ber­ater berech­net wer­den.

Besprechen Sie mögliche Sonderfälle mit dem Anwalt

Bestand des Urlaub­sanspruchs bei Elternzeit oder län­ger­er Krankheit, Auszahlung nicht genommen­er Urlaub­stage nach der Kündi­gung, Anspruch auf Son­der­be­hand­lung wegen religiös­er Gründe – beim The­ma Urlaub gibt es viele Aspek­te, die lieber ein echter Experte beurteilt. Unternehmer soll­ten sich sofort mit ihrem Anwalt aus­tauschen, wenn ungewöhn­liche Fra­gen auf­tauchen. Es ist bess­er, frühzeit­ig den Rat eines Spezial­is­ten einzu­holen, als eine möglicher­weise teure Fehlentschei­dung zu tre­f­fen.

Finanzielle und steuerliche Auswirkungen von Urlaub prüfen

Das The­ma Resturlaub wirkt sich auch auf die Buch­führung aus. Wer­den Ansprüche auf Urlaub­stage ins Fol­ge­jahr mitgenom­men, entste­hen dem Unternehmen dadurch mögliche Zahlungsverpflich­tun­gen. Sollte der Beschäftigte beispiel­sweise ster­ben, ohne den Urlaub genom­men zu haben, kön­nte seinen Hin­terbliebe­nen ein finanzieller Aus­gle­ich dafür zuste­hen. Auch bei finanziellen Zahlun­gen wegen über­raschen­der Kündi­gung wären solche Rest­tage zu berück­sichti­gen. Entsprechend müssen deshalb Urlaub­srück­stel­lun­gen gebildet wer­den. Dies soll­ten Arbeit­ge­ber mit ihrem Steuer­ber­ater besprechen. Sin­nvoll wäre, eine kaufmän­nis­che Soft­ware zu nutzen, die diesen Punkt automa­tisch berück­sichtigt und etwa nach Tagessätzen für einzelne Beschäftigte oder vorgegebene Grup­pen kalkulierte Urlaub­srück­stel­lun­gen berück­sichtigt.


Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg

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